Vergabe Zeiterfasssung

Durch EuGH-Urteil muss die Zeiterfassung neu geregelt werden. Weiter verfügt die Gemeinde in weiten Teilen nicht über ein modernes Zeiterfassungssystem:

Rathaus: Steckkarten die lediglich eine Gesamtsumme der gearbeiteten Stunden ermöglicht;

Bauhof/Kinderburg/Villa Sonnenschein: eigene schriftliche Erfassung der Stunden;

Reinigungskräfte: eigene schriftliche Erfassung der Stunden.

 

Mühsam werden daher am Ende eines Monats beispielsweise im Bauhof die Stunden vom Bauhofleiter auf die einzelnen Haushaltsstellen aufgeteilt und aufgeschrieben und von Herrn Nann dann zusammengefasst.

 

Der Gemeinderat hat daher im Rahmen der Aufstellung der Investitionsliste für das kommende Jahr die Anschaffung eines digitalen Zeiterfassungsmanagements für die gesamten Einrichtungen der Gemeinde beschlossen. Hierfür waren 10.000.--€ vorgesehen. Die nunmehr im Angebot enthaltene Summe in Höhe von 14.536.--€ (brutto) haben wir in den Haushalt 2020 eingestellt.

 

Bürgermeister, Hauptamtsleiter und Bauhofleiter haben sich intensiv mit einer möglichst einfachen und effektiven Zeiterfassung auseinandergesetzt. Dabei mussten auch die besonderen Anforderungen an Bauhof, Hausmeister und Reinigungskräfte mit verschiedenen Einsatzorten und der Zuordnung zu den verschiedenen Haushaltsstellen berücksichtigt werden.

 

Bei einer Präsentation und Gespräch mit dem Vertreter der Firma AIDA ORGA im Hause war uns klar, dass dieses System genau die von uns gestellten Anforderungen erfüllt.

 

Die Zugangsdaten werden mittels eines Chips, den jeder Mitarbeiter hat, erfasst. Wenn der Mitarbeiter das Gebäude betritt hält er den Chip an das Zeiterfassungsgerät, ohne dass weitere Schritte erforderlich sind. Dies gilt auch für Unterbrechungen.

 

Jeder Mitarbeiter kann auf seinem mobilen Gerät jederzeit Einblick in sein Stunden-/Urlaubs-/Gleitzeitkonto nehmen. Urlaubsanträge werden manuell ins System eingegeben und dann vom Vorgesetzten freigegeben.

 

Personal mit unterschiedlichen Einsatzorten und ggf. auch unterschiedlichen Orten des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes, können am jeweiligen Einsatzort ein-/auschecken.

Bauhofmitarbeiter geben mittels eines kleinen Scanners in Chipgröße mittels eines Strichcodes jeweils die Funktion ihrer Arbeit ein, so dass die Stunden nunmehr automatisch gleich auf der richtigen Haushaltsstelle verbucht werden. Dazu gibt es in jedem Fahrzeug ein kleines Handbuch mit den jeweiligen Strichcodes. Weiter hat jedes Fahrzeug am Eingang einen Strichcode, so dass jeweils auch erfasst wird wie oft und zu welchem Zweck das Fahrzeug im Einsatz ist.

Die Bedienung des Scanners ist mit Arbeitshandschuhen möglich und erfordert auch keine Betätigung von irgendwelchen Knöpfen oder Eingabe von Nummern.

 

Im täglichen Ablauf sieht dies wie folgt aus:

Der Bauhofmitarbeiter betritt den Bauhof, nimmt seinen Scanner vom Stecker (Aufladen) und checkt ein. Mit dem Einchecken verbucht das System dann allgemeine Arbeiten im Bauhof (Arbeitsvorbereitung, Besprechung). Wenn er einsatzbereit ist geht er zu seinem Fahrzeug, scannt dort beim Einsteigen an dem Fahrzeugstrichcode ein und scannt dann im Handbuch die jeweilige Haushaltstelle ein (Baumpflege, Winterdienst, Einsatz für Vereine….). Wechselt er dann nach getaner Arbeit den Einsatz, gibt er dies wieder durch Einscannen im Handbauch an. Am Ende des Tages scannt er aus und steckt den Scanner zum Aufladen in die Ladevorrichtung.

Hausmeister und Reinigungskräfte können an jedem Einsatzort ein-/auschecken.

 

Alle Daten laufen zentral auf, so dass diese Personen einen Überblick über die An-/Abwesenheit, Urlaubsplanung sowie die Konten der einzelnen Personen hat.

 

Vorteile:

-       einfachste Handhabung für den einzelnen Mitarbeiter

-       exakte Erfassung der Tätigkeiten bzw. Haushaltsstellen einschl. des Fahrzeugeinsatzes

-       Manuelle Erfassungen und schriftliche Übertragungen und Zusammenfassungen entfallen

-       Übersicht für jeden einzelnen Mitarbeiter über sein Zeitkonto/Fehlzeiten/Urlaub und Gleitzeitenkonto

-       automatische Erfassung von Sonderzahlungen (z.B. Wochenendzuschlägen)

-       Jeder einzelne Mitarbeiter hat dazuhin einen Gesamtüberblick wer alles anwesend ist und wer nicht.

-       Digitales Urlaubsmanagement

-       Personalstelle hat jederzeit Übersicht über alle Erfassungen

-       Urlaubsbewilligung kann auf die jeweils unmittelbaren Vorgesetzten übertragen werden.

-       enorme Zeitersparnis für unser Personalamt, exakte Erfassung der jeweiligen Stunden auf die jeweiligen Haushaltsstellen

 

Bei einem Beschluss des Gemeinderats am 26.11.2019 kann das System etwa ca. März 2020 eingeführt werden. Vorab sind noch größere Vorbereitungsarbeiten wie beispielsweise die Umsetzung der Haushaltsstellen in Strichcodes usw. erforderlich.

 

 

Wuhrer

Bürgermeister

Der Gemeinderat stimmt der Anschaffung des Zeiterfassungssystems AIDA-ORGA entsprechend dem vorliegenden Angebot (14.536,03 €) einschließlich dem Software-Pflegevertrag (monatlich 62,80 €) zu.