Planung Bürgerbüro Rathaus

Immer wieder einmal wurden Überlegungen zur Schaffung eines Bürgerbüros angestellt. So wurde beispielsweise bei einer Klausur des Gemeinderats die Schaffung eines ebenerdigen Bürgerbüros als Zielvorgabe definiert.

Nunmehr ergibt sich im Zusammenhang mit einer internen Umstrukturierung der Gemeindeverwaltung, im Zusammenhang mit dem Personalwechsel Iris Stieler, die aus unserer Sicht günstige Gelegenheit ein Bürgerbüro einzurichten. Wir haben daher dem Gemeinderat in nichtöffentlicher Sitzung am 25.07.2017 einen Vorschlag zur Einrichtung eines Bürgerbüros unterbreitet. Der Gemeinderat hat diesen Vorschlag einstimmig begrüßt und  die Gemeindeverwaltung beauftragt die Planung zur Einrichtung eines Bürgerbüros voranzutreiben und die notwendigen organisatorischen und planerischen Voraussetzungen für die Umsetzung 2018 zu schaffen. Weiter wurde die Planungsgruppe G mit der entsprechenden Planung und Kostenschätzung beauftragt.

 

In der Zwischenzeit haben bereits interne Gespräche wegen der Erweiterung der EDV-Anlage sowie Gespräche mit dem Planer stattgefunden. Weiter haben die Gemeindebediensteten drei Bürgerbüros in der Umgebung besichtigt (Frittlingen, Dunningen, Villingendorf) und dabei wertvolle Erkenntnisse gewonnen. Innerhalb der Gemeindeverwaltung werden derzeit die Aufgabengebiete für die einzelnen Gemeindebediensteten abgestimmt und verteilt, wobei es hier einen Geschäftsverteilungsplan für die Zwischenlösung und dann die endgültige Lösung Bürgerbüro geben muss.

 

Dem Gemeinderat ist ebenfalls bekannt, dass ein funktionierendes Bürgerbüro nur mit der Aufstockung des Personals um eine 50%-Stelle funktionieren kann. Die Besichtigung der drei genannten Bürgerbüros hat gezeigt, dass alle drei mit jeweils 2 Vollzeitstellen besetzt waren. Bislang stehen in Denkingen hierfür jedoch nur zwei Teilzeitstellen (Frau Claudia Benne und Frau Ulrike Lewedey) zur Verfügung. Wir werden diese 50% Stelle zeitnah ausschreiben und rechtzeitig zur Eröffnung (mit Einarbeitungszeit) des Bürgerbüros besetzen.

 

Die beiden Mitarbeiterinnen Claudia Benne und Ulrike Lewedey freuen sich auf die neue Herausforderung und sind in die Planungen von Beginn an mit eingebunden. Im Zuge der Umstrukturierung der Gemeindeverwaltung wird die Stelle Herr Frank Nann neben den bisherigen Führungsaufgaben um weitere Führungsaufgaben der bisherigen Stelle Iris Stieler erweitert. Bisherige Sachgebietsaufgaben werden auf die Stellen Britta Bachmann und Kerstin Dinger verteilt. Künftig wird Frau Bachmann neben der Vorzimmerfunktion, Sachbearbeitertätigkeiten auch die Geschäftsstelle des Gemeinderats übernehmen und in dieser Funktion auch die Protokollführung im Gemeinderat übernehmen. Alle publikumsintensiven Vorgänge sollen künftig im Bürgerbüro zusammengefasst werden.

 

Das Bürgerbüro wird im jetzigen Vereinsraum und dem angrenzenden Lagerraum im Rathaus eingerichtet. Das Bürgerbüro wird ebenerdig und somit sowohl für Rollstuhlfahrer, ältere Mitbürgerinnen und Mitbürger mit Gehproblemen und Eltern mit  Kinderwagen problemlos und ohne Hindernisse erreichbar sein. Hierzu wird ein separater Eingang geschaffen.  Die Türe hierzu kann rollstuhlgerecht geöffnet werden.

Die Besucher können in einem geräumigen Wartebereich warten bis ein Bearbeitungsplatz frei wird. In diesem Wartebereich werden auch die  Broschüren und Informationsmaterialien ausliegen.

 

Der Zugang ist jedoch nicht nur über den ebenerdigen Eingang, sondern auch über die bisherigen Eingänge des Rathauses möglich. D.h. wenn Besucher vom Bürgerbüro zur Sachbearbeitung im I.OG verwiesen werden, muss der Besucher das Rathaus nicht wieder verlassen sondern kommt direkt über den noch zu schaffenden Durchbruch ins Treppenhaus. Er kann künftig auch ebenerdig die WC-Anlage am Bürgersaal benutzen. Die schon immer ausschließlich für das Personal vorgesehenen WC-Anlagen im I.OG werden künftig nur noch für das Personal zur Verfügung gestellt.

 

Weiter kann der Bürgersaal vom Bürgerbüro aus ebenerdig erreicht werden. Wir wollen diesen Bürgersaal künftig bei standesamtlichen Trauungen mit mehreren Gästen bzw. gehbehinderten Gästen verstärkt nutzen. Bei Bedarf kann der Bürgersaal auch für Gemeinderatssitzungen und Ausschusssitzungen verwendet werden. Ein entsprechender WLAN-Anschluss wird im Zuge der Umbaumaßnahme „Bürgerbüro“ geschaffen.

 

Im Bürgerbüro wird ein kleiner abgeschlossener Besprechungsraum als vollwertiger Arbeitsbereich (mit PC) eingerichtet. So können beispielsweise Sachbearbeiter vom I.OG bei gehbehinderten Personen auch herunter kommen und die Bearbeitung in diesem Besprechungsraum vornehmen. Weiter können datenschutzrechtlich sensible Bearbeitungen mit dem Bürger hier vorgenommen werden.

 

Die Öffnungszeiten Bürgerbüro und Gemeindeverwaltung bleiben voraussichtlich identisch und sollen auch nicht ausgeweitet werden. Derzeit überlegen wir, ob wir ggf. die Sprechzeiten am Montag verändern sollen. Ansonsten haben sich die bisherigen Öffnungszeiten als akzeptiert und ausreichend erwiesen. Sie sind auch vergleichbar mit den Öffnungszeiten vergleichbarer Gemeindeverwaltungen.
Das Bürgerbüro soll immer mit zwei Bediensteten besetzt sein. Wenn die Telefonzentrale im I.OG nicht besetzt ist soll eine automatische Rufumschaltung ins Bürgerbüro erfolgen.

 

Nach heutigem Stand werden im Bürgerbüro zusammengefasst (nicht abschließend sondern beispielhaft)

Einwohnermeldeamt, Pass- und Ausweiswesen, Fundamt, Einreichung Baugesuche, An- und Abmeldungen, Auskünfte, Standesamt (Geburten, Eheschließungen, Todesfälle), KFZ An-, Ab- Ummeldungen, Handkasse, Schankerlaubnis, Durchfahrtsgenehmigungen, Gewerbeamt, Beglaubigung von Kopien, Friedhofsverwaltung einschl. Grabvergabe, Grundsicherung, Schwerbehindertenausweise, Landesfamilienpass, Wohngeldanträge, Wasser- und Abwasser, Hundesteuer An- und Abmeldungen, Mitteilungsblatt, Plakatierungen, Grundbuchauszüge, Bücherverkauf und Eintrittskarten, Touristische Anfragen, Wählerverzeichnis, Ausgabe Wahlscheine, Anmeldung Fahrten E-Fahrzeug, Geldleistungen Flüchtlinge, Veranstaltungen Bürgerhaus Anmeldungen, ……

 

Die von dem Wegfall des Vereinsraums betroffenen Vereine wurden von der Gemeindeverwaltung informiert. Wenn der Gemeinderat der Planung zustimmt, so sollen noch 2017 die Ausschreibungen erfolgen, damit gleich zu Beginn des Haushaltsjahres 2018 mit den Umbaumaßnahmen begonnen werden kann. Unser Ziel ist es bis spätestens März 2018 in Betrieb zu gehen.

 

Die Planung wird dem Gemeinderat in der Sitzung vorgestellt.

 

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Wuhrer

Bürgermeister

(1)  Der Gemeinderat stimmt der Einrichtung eines Bürgerbüros entsprechend dem vorgelegten Konzept und der vorgelegten Planung und Kostenschätzung zu.

(2)  Die Gemeindeverwaltung wird beauftragt und ermächtigt die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung des Konzepts Bürgerbüro sehr zeitnah umzusetzen.

(3)  Die notwendigen Mittel werden in den Haushalt 2018 eingestellt.

(4)  Mit der Planung und Bauleitung wird die Planungsgruppe G beauftragt.