Neue
Benutzungsordnung Komm.ONE; Überleitung
bestehende Regelwerke, vertragliche und sonstige rechtliche Beziehungen –
Vertragsmigration -
Beschlussantrag
1. Der Gemeinderat nimmt den Sachverhalt
zur Änderung der neuen Benutzungsordnung und die damit verbundene Umstellung
der bestehenden rechtlichen Regelwerke für die Begründung und Ausgestaltung der
Benutzungsverhältnisse mit der Komm.ONE zu einem einheitlichen Standard zur
Kenntnis. Er stimmt der Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie der
mit der Komm.ONE bestehenden vertraglichen und sonstigen rechtlichen
Beziehungen zu.
2. Der Gemeinderat ermächtigt und
beauftragt den Bürgermeister (BM), alle für die Vertragsanpassung mit Komm.ONE
erforderlichen Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen und alle Maßnahmen
und Handlungen durchzuführen, die zur Umsetzung der Ziff. 1. zweckmäßig sind.
Hiervon ist insbesondere der Abschluss des öffentlichrechtlichen Vertrages auf
Basis der neuen Benutzungsordnung von Komm.ONE erfasst.
II. Begründung
1. Mit der Fusion der drei Zweckverbände
KIVBF, KDRS und KIRU mit der Datenzentrale Baden Württemberg im Jahre 2018 sind
die unterschiedlichen ausgestalteten vertrags- und sonstigen rechtlichen
Beziehungen zwischen den einzelnen Zweckverbandsmitgliedern und den alten
Zweckverbänden im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf Komm.ONE übergegangen.
Hieraus resultierte in der Übergangsphase die parallele Geltung von mindestens
drei unterschiedlichen Regelwerken und Rechtsbeziehungen zwischen Komm.ONE und
den Kunden in Baden-Württemberg.
2. Ziel der Fusion ist der Erhalt einer
wettbewerbs- und zukunftsfähigen kommunalen IT in Baden-Württemberg. Dabei
liegt der Fokus nach wie vor auf der dauerhaften Verbesserung von Leistungen
(Qualität, Service und Kosten) für Bestands- und Neukunden, in dem die
lokalisierten Synergien in den Leistungsprozessen sukzessive realisiert werden
sollen. In einer nun fast zweijährigen Übergangszeit wurden die bestehenden
Regelwerke und Rechtsverhältnisse zwischen Komm.ONE und den ehemaligen
getrennten Zweckverbandsmitgliedern fortgeführt sowie die Entgelte für die von
den Kunden bezogenen Leistungen nach den damaligen Verbandsgebieten gesplittet,
damit kein Verbandsmitglied durch die Fusion schlechter gestellt wurde. Nunmehr
sollen die bestehenden rechtlichen Beziehungen vereinheitlicht, zusammengeführt
und auf einen einheitlichen Standard umgestellt werden, um die mit der Fusion
erzielbaren positiven Effekte weiter voranzutreiben.
3. Zu diesem Zweck hat der
Verwaltungsrat der Komm.ONE aufgrund seiner Ermächtigung im ADVZG in seiner
Sitzung am 23.12.2020 (Umlaufverfahren) eine neue Benutzungsordnung als Satzung
beschlossen, die das Benutzungsverhältnis zwischen den Kunden und Komm.ONE
unter Einbeziehung von weiteren Regelwerken regelt, begründet und ausgestaltet.
Damit die weiteren, standardisierten Regelungen in das Benutzungsverhältnis
einbezogen werden können, sieht die Benutzungsordnung für die Begründung des
Benutzungsverhältnisses den Abschluss eines öffentlich-rechtlichen
(Rahmen-)Vertrages vor. Dieser öffentlich-rechtliche (Rahmen-)Vertrag ist
aufgrund der rechtlichen Vorgaben aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz einmalig
schriftlich abzuschließen. Im Anschluss können die weiteren „Einzelaufträge“
nach den Regeln dieses öffentlich-rechtlichen Rahmen-Vertrages und der
Benutzungsordnung – wie gewohnt - erteilt werden.
4. Ausführungen zur Ausgangslage und den
Inhalten der weiteren Dokumente: Angesichts der Vielfalt vertraglicher,
teilweise veralteter Regelwerke war ein Auftrag an die Komm.ONE, auf Basis
einheitlicher und standardisierter Regelwerke für Verträge und
Produktbeschreibungen größtmögliche Transparenz bei der hoheitlichen Leistungserbringung
für ihre Träger herzustellen. Die bisherigen Regelwerke wurden konsolidiert und
entsprechend den rechtlichen Vorgaben aus dem der Komm.ONE zugrundliegenden
Gesetzes über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung
(ADVZG) angepasst. Daraus ist das nachfolgend aufgeführte Vertragswerk
entstanden: a) die Benutzungsordnung in
der Form der Satzung b) der öffentlich-rechtliche Vertrag in der Form eines
Rahmenvertrages ohne Abnahmeverpflichtung der auf die weiteren Dokumente
verweist: c) der Standard-Service
Level-Katalog, d) der Produktkatalog, e)
die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) mit den drei Bestandteilen: -
Allgemeine Auftragsbedingungen, - Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener
Daten im Auftrag, - Regelungen zur Datensicherheit. Die Benutzungsordnung
enthält Öffnungsklauseln, so dass von der Benutzungsordnung abgewichen werden
kann, wenn und soweit dies in den Bestimmungen für zulässig erklärt wird
Überblick Zeitschiene:
-
01.01.2021 Fortgelten der aktuellen Vertragssituation für Bestandsgeschäft,
Umstellung auf verbindliches Regelwerk und des neuen Produkt- und
Entgeltkataloges bei Neugeschäft.
- 01.07.2021 Migration der aktuellen
Bestandsverträge und Einführung des neuen Produkt- und Entgeltkataloges bei allen
Kunden auch für das Bestandsgeschäft.
- 01.01.2023 Integration der EVB-IT
Regelungen in das Standard Vertragswerk entsprechend den Empfehlungen der neuen
Arbeitsgruppe aus dem Kreis der Mitgliederbeiräte 4IT.
Portfolio- und Entgeltharmonisierung
Arbeitsprämissen aus dem Fusionsauftrag: Aus der Fusion heraus wurde der
Auftrag an die Komm.ONE erteilt, die Produkt- und Entgeltharmonisierung so
durchzuführen, dass im Endergebnis folgende Aspekte sichergestellt sind:
1. Im Verbandsgebiet der Komm.ONE AöR zahlen
alle Mitglieder für gleiche Produkte und Leistungen gleiche Entgelte.
2. Die Entgeltmodelle sollen einer
Positionierung der Komm.ONE als IT-Dienstleisterin am Markt nicht
entgegenstehen.
3. Die Entgeltmodelle und Entgelte der
jeweiligen Produkte sollen mittel- bis langfristig eine eigenständige
Refinanzierung ermöglichen. Das Gesamtergebnis mit Niederschlag im Komm.ONE
Produktkatalog stellt insgesamt einen vertretbaren politischen und
wirtschaftlichen Kompromiss dar, enthält keine Entgeltsteigerung im Vergleich
zum Status quo 2019 und liefert zwar Umverteilungseffekte, die aber unter
Verwendung des virtuellen Eigenkapitals der Regionen angemessen kompensiert
werden können.
Über die konkreten Auswirkungen für Ihre
Kommune wurde bereits im Vorfeld ausführlich informiert.
Benutzungsordnung
Die Benutzungsordnung on Komm.ONE wurde
als Satzung beschlossen und regelt Grundsätze für das Benutzungsverhältnis
zwischen den Kunden und Komm.ONE. Unter Einbeziehung von den weiteren
Regelwerken, die dieses näher ausgestaltet.
Allgemeine Vertragsbedingungen
Diese sind modular aufgebaut und decken
integriert die Regelungen für alle relevanten Leistungsbereiche von Komm.ONE
ab. Die Regelungen der Vorgängerinstitutionen wurden fortgeschrieben und
konsolidiert. Integriert wurden als weitere Mehrwerte die Regelungen zum
Datenschutz und zur Informationssicherheit. Damit entfällt auch der zusätzliche
Abschluss einer ADV-Vereinbarungen.
Standard Servicelevel Katalog
Für eine transparente und verständliche
Darstellung unserer grundlegenden Servicezusagen, die unterschiedslos für alle
unserer Kunden und alle unserer Produkte gelten, haben wir den Standard
Servicelevel Katalog erstellt. Dieser wird durch produktbezogene Service Levels
ergänzt.
Produktkatalog
Dieser enthält die konsolidierten
IT-Leistungen und zughörigen Entgelte von Komm.ONE mit weiteren ergänzenden
Informationen
5. Für die Umstellung der bestehenden
Regelwerke auf den neuen einheitlichen Standard ist der einmalige schriftliche
Abschluss des öffentlich-rechtlichen Vertrages durch den BM erforderlich,
dessen Ermächtigung und Beauftragung diese Drucksache insbesondere vorsieht und
ermöglichen soll.
Wuhrer
Bürgermeister
1.Der Gemeinderat nimmt den Sachverhalt
zur Änderung der neuen Benutzungsordnung und die damit verbundene Umstellung
der bestehenden rechtlichen Regelwerke für die Begründung und Ausgestaltung der
Benutzungsverhältnisse mit der Komm.ONE zu einem einheitlichen Standard zur
Kenntnis. Er stimmt der Anpassung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie der
mit der Komm.ONE bestehenden vertraglichen und sonstigen rechtlichen
Beziehungen zu.
2. Der Gemeinderat ermächtigt und
beauftragt den Bürgermeister (BM), alle für die Vertragsanpassung mit Komm.ONE
erforderlichen Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen und alle Maßnahmen
und Handlungen durchzuführen, die zur Umsetzung der Ziff. 1. zweckmäßig sind.
Hiervon ist insbesondere der Abschluss des öffentlichrechtlichen Vertrages auf
Basis der neuen Benutzungsordnung von Komm.ONE erfasst.