Dokumentenmanagement

Az.:

 

 Das Online-Zugangsgesetz (OZG) verpflichtet u.a. die Kommunen, bis zum 31.12.2022 alle Verwaltungsdienstleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. 

Damit die Bearbeitung im Zusammenhang mit diesen Portalen effizient erfolgen kann, macht es Sinn, die Möglichkeiten der Digitalisierung auch in der weiteren Bearbeitung zu nutzen und insofern einen "digitalen workflow" zu schaffen.

Das bedarf einer konzeptionellen Überarbeitung der Verwaltungsabläufe und der Beschaffung hierfür notwendiger Soft- und Hardware. Insofern ist nun wichtig zu entscheiden, mit welcher Software zur Digitalisierung bzw. zur künftigen e-Akte-Führung in die Zukunft gegangen wird.

Die Gemeinde hatte früher das Registraturprogramm "Afilio" im Einsatz. Dieses Programm wurde nicht mehr weiterentwickelt und gepflegt. Auf der Suche nach einem Dokumenten-Management-System hat sich die Verwaltung mit verschiedenen Alternativen beschäftigt. Die Nachbargemeinden Frittlingen, Aldingen und Gosheim und auch alle weiteren Mitgliedsgemeinden der N!-Region 5G setzen das Produkt "regisafe" der Firma comundus regisafe GmbH ein. Die Referenzen sind durchweg positiv. Die Firma comundus regisafe ist auf die Digitalisierung kommunaler Verwaltung spezialisiert. Dieses Produkt ist auf die Nutzung durch kleinere Kommunen zugeschnitten, wie auch die Referenzliste sowohl in der Region wie auch in Baden-Württemberg zeigt. Insbesondere deshalb war ein Besuch der Region 5G-Gemeinden in der Stadt Olpe/Nordrhein-Westfalen vorgesehen, die als Vorreiter in Sachen Digitalisierung der Verwaltung gilt und mit Produkten der Fa. comundus regisafe arbeitet. Coronabedingt konnte der Besuch leider nicht stattfinden.

 

Der Gemeinde wurde ein Aktionsangebot für den Einstieg in die E-Aktenführung vorgelegt, das einen deutlichen Rabatt gegenüber dem üblichen Preis ausweist. Es umfasst insgesamt 30 Module und deckt die Aufgabengebiete Dokumentenmanagement, E-Akte, Digitaler Posteingang, Übernahme Altakten, Bürokommunikation und Rechtssichere Ablage ab. Das Angebot basiert auf der Nutzung der Software an 7 Arbeitsplätzen. Die Fa. comundus regisafe verfügt nach Aussage der Referenzen über einen leistungsfähigen Support.

 

Kosten einmalig (brutto incl. 19% MwSt. gerundet):

Standard-Paket "start:E"    4.150 € (Normalpreis ohne Rabatt: 13.200 €)

Grundlagen-Schulung (1 Tag incl. mobiler Schulungsausstattung) für alle Mitarbeiter: 1.600 €

Installation: ca. 2.900 €

Sonstiges (Fahrtkosten, Nebenkosten, Puffer, Übernahme der alten Daten aus Afilio) geschätzt: ca. 2.000 €

 

Laufende Kosten (brutto incl. 19% MwSt.):

Software-Pflegevertrag: 194 € pro Monat

 

Wuhrer                                                                                Nann

Bürgermeister                                                                     Hauptamtsleiter

 

 

 

 

 

Wuhrer

Bürgermeister

Der Gemeinderat beauftragt die Gemeindeverwaltung das oben bezeichneten Angebot der Fa. comundus regisafe anzunehmen.